Учёт рабочего времени сотрудников: как проверить табель, который ведёт один человек

Табель учёта рабочего времени есть у каждого работодателя. На основании его цифр начисляется зарплата, закрывается период и защищаются объёмы перед заказчиком. При этом во многих компаниях табель заполняет один человек, и проверить, что написанное в нём соответствует происходившему на площадке, компании нечем. Ниже разбираем, что закон на самом деле требует от табеля, что электронная форма меняет по существу, помимо носителя, и что можно проверить своими силами.

Что закон требует от табеля и чего он не требует

Учитывать отработанное время работодатель обязан, и это не обсуждается. Интереснее, что закон говорит про достоверность. Формулировка прямая:

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учётных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учёта, а также достоверность этих данных.

Часть 3 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»

Обязанность есть, и она персональная: закон возлагает её на того, кто отвечает за оформление. А вот способа её исполнить закон не даёт. Ни 402-ФЗ, ни Трудовой кодекс не устанавливают, чем именно подтверждается, что человек находился на рабочем месте. Метод фиксации оставлен на усмотрение работодателя.

Выходит, что за достоверность табеля отвечает лицо, которое компания назначила ответственным за оформление. Чем эту достоверность подтвердить, закон не описывает. Табель, составленный работодателем в одностороннем порядке, сам себя не подтверждает.

Одна оговорка про адресата. Всё, что здесь сказано про 402-ФЗ, относится к организациям и к тем, кто ведёт бухгалтерский учёт. Индивидуальный предприниматель, который ведёт налоговый учёт доходов или доходов и расходов, вправе бухгалтерский учёт не вести (п. 1 ч. 2 ст. 6 402-ФЗ). Учитывать время работников по Трудовому кодексу он обязан так же, как организация.

Отдельно про формы, потому что вокруг них много путаницы. Т-12 и Т-13, утверждённые постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, обязательными не являются. После вступления в силу 402-ФЗ применение унифицированных форм для коммерческих организаций перестало быть обязательным. Компания вправе разработать свою форму: документы составляются по формам, которые утверждает руководитель (ч. 4 ст. 9 402-ФЗ). Обязательными остаются реквизиты первичного документа из ч. 2 ст. 9 402-ФЗ. Среди них отдельно названы должность лица, ответственного за оформление, и его подпись с указанием фамилии и инициалов.

Организациям бюджетной сферы это послабление не адресовано, там форма своя.

Как вести табель: что обязательно, а что просто привычка

Порядок ведения сводится к нескольким вещам.

Форму утверждает руководитель, обычно приказом. Дальше её можно не менять годами, и многие компании просто берут Т-13, потому что так делали всегда. Это нормально, но выбор именно такой формы ничем не продиктован.

Ответственного назначают приказом или прописывают обязанность в должностной инструкции. На производстве и в строительстве это обычно мастер, прораб или начальник участка. В офисе это кадровик или руководитель подразделения.

Заполняют либо сплошной регистрацией всех явок и неявок, либо отклонениями: отмечают только опоздания, отсутствия, сверхурочные, а остальное считается отработанным по норме. Второй способ распространён, экономит время и одновременно создаёт основную дыру. Отсутствие отметки об отклонении означает «был и отработал полностью». Это умолчание: своими глазами этого никто не видел.

Закрывают табель в конце периода, подписывают у ответственного и передают в расчёт. Хранят пять лет, а при вредных или опасных условиях труда существенно дольше.

Всё перечисленное относится к оформлению. Ни один из этих шагов не отвечает на вопрос, откуда ответственный знает, что человек был на месте.

Чем закрытый табель отличается от доказуемого

Табель может быть заполнен без единой ошибки, подписан, сдан в срок и при этом ничего не доказывать. Разница простая. Закрытый табель означает, что документ оформлен. Доказуемый означает, что за каждой цифрой стоит запись, сделанная не тем человеком, который эту цифру поставил.

Когда источник факта один, у вас на руках версия событий. Обычно версия добросовестная. Но проверить её нечем ни в споре с заказчиком, ни при внутреннем разбирательстве, ни в суде. И человек, который её составляет, оказывается в неприятном положении: с него спрашивают достоверность, а подтвердить ему её нечем.

Есть и косвенное подтверждение того, что проблему видят не только со стороны работодателя. В поисковых подсказках рядом с названиями популярных систем мониторинга сотрудников встречаются запросы вида «как обойти». Это косвенный признак интереса к теме, хотя кто именно спрашивает, подсказки не показывают.

Кто на самом деле проверяет табель

Обязанность вести учёт записана коротко:

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Часть 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ

А вот кто должен этот учёт проверять, не написано нигде. Отдельной фигуры проверяющего трудовое законодательство не заводит: есть ответственный за оформление и есть работодатель, на котором лежит обязанность вести учёт.

На практике табель до расчёта проходит через несколько рук. Расчётчик смотрит арифметику и коды: сходятся ли часы с нормой, верно ли обозначены выходные, ночные и сверхурочные. Кадровая служба сверяет табель с приказами, и если в табеле стоит отпуск, а приказа под него нет, это видно сразу. Руководитель подразделения подписывает и тем самым забирает цифры себе.

Проверки настоящие, и делать их надо. Но посмотрите, с чем каждая из них сверяет табель: с нормой времени, с приказом, с другим документом. С площадкой не сверяет ни одна, и лень тут ни при чём. Сверять не с чем: второго источника о том, кто был на объекте, в компании обычно не существует.

Снаружи табель смотрят реже, зато в неудобный момент. Государственная инспекция труда запрашивает его на проверке или по жалобе работника. Заказчик просит его, когда спорит про объёмы. Если дело дошло до суда, табель работодателя оценивается наравне с другими доказательствами: заранее установленной силы у него нет, и другая сторона вправе его оспорить.

Штраф за сам ненадлежащий учёт при этом невелик. Часть 1 статьи 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства даёт предупреждение или штраф от одной до пяти тысяч рублей должностному лицу и предпринимателю и от тридцати до пятидесяти тысяч организации. За повторное нарушение часть 2 той же статьи поднимает штраф должностному лицу до суммы от десяти до двадцати тысяч рублей или позволяет его дисквалифицировать на срок от года до трёх. Предпринимателю грозит штраф от десяти до двадцати тысяч, а организации от пятидесяти до семидесяти тысяч. Пугать компанию этими суммами смысла нет. Если подтвердится недоплата зарплаты, к ней добавится штраф уже по части 6 той же статьи, а при повторе по части 7. Дороже обойдутся доначисленная зарплата и компенсация за задержку по ст. 236 ТК, которая набегает независимо от вины работодателя. Сюда же относится объём, который не удалось защитить перед заказчиком, потому что документ оказался только вашим.

Электронный табель: что он меняет и чего не меняет

Электронный табель обычно продают как решение проблемы достоверности. Стоит разделить, что он действительно даёт, а что нет.

Даёт он много и по делу: считает часы без арифметических ошибок, хранит историю, выгружается в расчётную систему, не теряется в машине у прораба, показывает динамику по объектам и людям. Если табель до сих пор ведётся на бумаге или в таблице, переход может оправдать себя одной экономией времени, и спорить тут не с чем.

Главного он при этом не меняет. Если электронный табель заполняет тот же человек и с тех же слов, поменялся только носитель, источник факта прежний. Excel и приложение одинаково честно сохранят то, что в них ввели. Программа не знает, был ли человек на объекте, она знает, что про него написали.

Отсюда практический критерий при выборе системы. Само наличие электронного табеля мало что говорит. Спрашивать стоит о другом: откуда система берёт факт присутствия и может ли человек, который ведёт табель, этот факт изменить. Если ответ «данные вводит ответственный», перед вами удобная замена бумаге, и оценивать её надо именно так.

Табель на стройке: почему здесь всё сложнее

В офисе задача решается проходной. Один вход, турникет или терминал, и учёт закрыт техникой. На строительных объектах эта схема ломается сразу по нескольким причинам.

Начать стоит с того, что периметра часто просто нет. На ремонте, реставрации, благоустройстве, на линейных и рассредоточенных объектах турникет ставить негде и незачем: объект меняется, работы идут в нескольких точках, ограждение временное либо отсутствует вовсе. Даже там, где периметр есть, объектов обычно несколько, и оборудовать каждый бессмысленно экономически, особенно если работы там идут месяц.

Дальше состав. Люди перемещаются между объектами, часть работает по договорам подряда, часть выходит эпизодически. Список, актуальный в понедельник, к четвергу уже другой.

И связь. Мобильный интернет на многих площадках работает неровно, а на некоторых объектах его глушат намеренно. Решения, завязанные на GPS, ведут себя там непредсказуемо, хотя именно там они нужнее всего.

В итоге прораб, как правило, остаётся единственным источником информации о том, кто был на объекте. Он же ведёт табель, он же отвечает за достоверность, он же заинтересован в том, чтобы объём был закрыт. Упрёка ему в этом нет. Так устроена сама схема, и проверить табель в ней нечем.

Отдельно стоят споры с заказчиком по объёмам. Когда возникает вопрос, сколько людей и сколько дней работало на объекте, подрядчик предъявляет свой табель. Заказчик предъявляет своё мнение. Документы такой спор не решают, потому что у обеих сторон они односторонние, и всё сводится к переговорам.

Как посчитать, во сколько обходится расхождение

Агрегированной российской статистики потерь на приписках в открытых источниках мы не нашли. Проценты, которые встречаются в материалах по теме, взяты из зарубежных исследований. Условия там другие, и как аргумент в разговоре с финансовым директором они слабы.

Считать имеет смысл на своих цифрах:

Потери в месяц = число рабочих × «лишние» часы в день × число смен × ставка в час
                 + число «мёртвых душ» × дневная оплата × число смен

Иллюстрация масштаба. Допустим, бригада 15 человек, полчаса «лишних» в день, 24 смены в месяц: это 180 оплаченных, но не отработанных часов на одной бригаде. Умножьте на свою ставку и на число бригад. С человеком, который числится в табеле, но не выходит, счёт другой: за него оплачивается полная смена, а у остальных в примере набегает по получасу.

Смысл упражнения в том, чтобы понять порядок величины и сравнить его со стоимостью решения, точная сумма здесь не нужна. Если считать нечего, значит, задачи нет, и это тоже нормальный результат.

Внутренний контроль: обязанность, которая у организации уже есть

К табелю прямо относится и норма о внутреннем контроле:

Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Статья 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Обязанность существует независимо от того, есть ли у вас система учёта. Вопрос в том, чем она сейчас исполняется. Если ответ «прораб сдаёт табель, бухгалтерия начисляет», то присутствие людей на площадке, на наш взгляд, не контролируется ничем.

Здесь же снимается частое и справедливое возражение: «мы заведём второй документ, который разойдётся с табелем, и получим готовую улику против себя». Возражение верное, если два документа просто складывают в папку. Оно перестаёт работать, если расхождение обязано быть разобрано до закрытия периода: обнаружить, потребовать объяснения, зафиксировать, кто и на каком основании принял решение. Тогда в учёт уходит одна согласованная цифра. Такой разбор мы и считаем внутренним контролем, которого требует ст. 19.

Ошибки, из-за которых табель перестаёт что-либо подтверждать

Списки ошибок в табеле обычно посвящены оформлению: перепутанные буквенные коды, пустые графы, отсутствие подписи ответственного, расхождение с приказами об отпусках и командировках, округление часов до целых. Ошибки реальные, и претензия инспекции прилетает именно за них. Вот только их исправление даёт правильно оформленный документ, и на этом останавливается.

То, из-за чего табель перестаёт подтверждать что бы то ни было, видно по тому, как он появляется. В самом документе этого не разглядеть.

Начнём с табеля, заполненного вперёд. Если в середине месяца в нём уже проставлены дни до тридцатого числа, перед вами план. Обращаться с ним как с фактом нельзя.

Похожая история с методом отклонений, о котором шла речь выше. Пустая клетка означает «был и отработал норму», хотя этого никто не проверял. В офисе такое допущение почти всегда верное, на рассредоточенных объектах далеко не всегда.

Ещё бывает, что цифры восстанавливают по памяти в конце периода. Человек честно вспоминает три недели подряд, и получается ровно то, что помнится, а помнится норма.

Отдельно стоит случай, когда табель правят после сдачи и следов правки не остаётся. Тогда у документа нет версий, есть только последняя редакция, и на вопрос, когда именно появилась спорная цифра, ответить нечем.

Самая тихая ошибка: табель подгоняют под закрытые объёмы. Логика понятна: объём принят, значит, люди работали. Только направление проверки здесь перевёрнуто: табель должен подтверждать объём, а его дорисовывают под объём.

Одной аккуратностью это не исправить, дело в устройстве учёта. Помогает вторая запись рядом с ведомостью, которую заполняющий не может ни отложить на потом, ни поправить задним числом. Так устроен обычный турникет на проходной, так же устроена и «Смена» для объектов, где проходной нет. Но прежде чем что-то заводить, стоит выяснить, есть ли у вас перечисленное вообще.

Пять проверок, которые можно сделать прямо сейчас

Покупать для этого ничего не надо. Достаточно выгрузки табелей за последние три месяца и пары часов. Проверки ищут неправдоподобность, то есть то, что в жизни встречается, но не должно встречаться подряд.

Начните с распределения часов. Если почти у всех и почти всегда стоит ровно восемь, а переработки с недоработками появляются раз в месяц, табель, скорее всего, заполняется по норме. Дальше посмотрите, у кого за квартал нет ни одного опоздания, больничного и отгула. Один такой сотрудник не повод для тревоги. Бригада, где таких большинство, должна насторожить.

Третья проверка работает, если объектов несколько: сверьте табели между собой по фамилиям и датам. Один человек в двух местах в один день иногда объясняется законно, но объясняться должен каждый случай.

Четвёртая грубая, зато рабочая. Возьмите несколько фамилий из табеля дальнего объекта и спросите про этих людей не у того, кто табель вёл.

Последняя требует больше возни, но даёт самый весомый результат. Журнал выдачи СИЗ, заявки на пропуска, путевые листы, расход материалов. Ни один из этих документов не про учёт времени, поэтому подгонять их под табель обычно никому не нужно. Сколько людей было на площадке, они показывают косвенно, но независимо. Акты закрытых объёмов в этот список не входят: как сказано выше, табель нередко подгоняют под них самих.

Если ничего не нашли, по этим признакам вопросов к табелю нет, и дальше можно не читать. Если сработали все пять, то, скорее всего, учёт устроен так, что проверить его нечем, и конкретный человек здесь вторичен.

Что меняет независимая фиксация

Прораб по-прежнему заполняет ведомость. Меняется другое: рядом с ней появляется вторая запись, которую нельзя поправить задним числом.

Работает это на нескольких принципах.

Отметка встречная. Её ставят два разных человека со своих устройств, и один человек не может закрыть её за двоих.

Запись системы неизменяема. Ни для прораба, ни для бухгалтерии, ни для администратора, ни для подрядчика, который систему делал. Ведомость остаётся заявлением стороны, запись системы становится фактом, собранным независимо.

Привязка к месту идёт через сеть объекта. На некоторых площадках GPS глушат, и строить на нём основную проверку нельзя.

Расхождения разбираются до закрытия периода, пока они не всплыли в суде через год.

Непробиваемых систем не бывает. Обещать «поймаем всех» нечестно: телефон можно передать, договориться можно о чём угодно. Реалистичная задача другая: сделать так, чтобы учёт не зависел от одного человека и чтобы у компании появилось, что предъявить в споре.

Про биометрию, раз она первой приходит в голову. Если работодатель сам сравнивает лицо с эталоном, чтобы установить или подтвердить личность, 572-ФЗ запрещает делать это в собственной базе: идентификация и аутентификация идут только через Единую биометрическую систему (ст. 15 и 16). Это принципиально другой уровень обязательств и рисков. Фотография при отметке персональными данными является, но биометрическими персональными данными становится только тогда, когда обрабатывается для установления личности. Кадр, который никто автоматически ни с чем не сравнивает и который смотрит человек при разборе конкретного спора, эту границу не переходит. Разницу стоит понимать до внедрения.

Что бы вы ни выбрали, до включения системы понадобится правовой пакет: согласия работников, приказ о введении, положение об обработке персональных данных, разграничение ответственности. Записывать и хранить персональные данные граждан России в базах за пределами страны по общему правилу нельзя, исключения перечислены в самом законе (ч. 5 ст. 18 152-ФЗ). Формулировки документов лучше отдать профильному юристу: шаблон из интернета писали не под вашу схему.

Кому всё это не нужно

Случаев, когда независимая фиксация не нужна, довольно много, и лучше понять это до внедрения.

Если у вас закрытая площадка с одним входом, турникет или проходная с терминалом будут дешевле и надёжнее. Это поле коробочной СКУД, и спорить с ней там незачем. Если задача формулируется как «хотим табель не на бумаге», её закрывают готовые облачные сервисы, и разработка под заказ тут вряд ли себя оправдает.

Есть и техническое ограничение. Привязка к месту работает через сеть объекта. Кнопочные телефоны у рабочих и отсутствие сети на площадке означают, что основы, на которой всё держится, просто нет.

И последнее. Техника показывает, где разошлось, но разбирается с этим человек. Если внутри компании таким некому и незачем заниматься, система любого класса со временем превращается в украшение отчётности. Подрядчик и софт тут ничего не исправят.

Что из этого следует

Получается неудобная конструкция. Достоверности табеля закон требует, способа её подтвердить не даёт, форму отдаёт на усмотрение компании, а ответственность оставляет персональной. Электронный табель эту конструкцию не трогает: он меняет носитель, источник остаётся прежним. На рассредоточенных объектах схема с проходной не работает совсем, и прораб часто оказывается единственным человеком, знающим, кто был на площадке, при том что именно его работу этот табель и подтверждает.

Есть ли эта проблема у вас, выясняется за вечер по пяти признакам выше. А вот стоит ли её решать, зависит от суммы: если расхождение сопоставимо со стоимостью решения, разговор предметный, если нет, то и заниматься нечем. Считать надо на своих бригадах и ставках, чужие проценты тут не помогут.

Мы делаем систему независимого учёта присутствия для компаний с рассредоточенными объектами. Демонстрационный стенд открыт без заявки и регистрации: там видно, как выглядит сверка ведомости прораба с записью системы и как разбираются расхождения. Компания и люди в нём вымышленные, вход и камера имитированы.