Учёт рабочего времени сотрудников: как проверить табель, который ведёт один человек

Табель учёта рабочего времени есть у каждого работодателя. На основании его цифр начисляется зарплата, закрывается период и защищаются объёмы перед заказчиком. При этом в большинстве компаний табель заполняет один человек, и никакого способа проверить, что написанное в нём соответствует происходившему на площадке, у компании нет. Ниже разбираем, что закон на самом деле требует от табеля, чем электронная форма отличается от бумажной по существу, а не по носителю, и что можно проверить своими силами.

Что закон требует от табеля и чего он не требует

Учитывать отработанное время работодатель обязан, и это не обсуждается. Интереснее, что закон говорит про достоверность. Формулировка прямая:

Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учётных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учёта, а также достоверность этих данных.

— ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»

Обязанность есть, и она персональная. А вот способа её исполнить закон не даёт. Ни 402-ФЗ, ни Трудовой кодекс не устанавливают, чем именно подтверждается, что человек находился на рабочем месте. Метод фиксации оставлен на усмотрение работодателя.

Из этого следует вещь, которую редко проговаривают вслух. Обязанность обеспечить достоверность лежит на вас. Доказывать эту достоверность в споре тоже вам. А инструмента, которым это делается, в законе не описано. Табель, составленный работодателем в одностороннем порядке, сам себя не подтверждает.

Отдельно про формы, потому что это самое частое заблуждение. Т-12 и Т-13, утверждённые постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, обязательными не являются. После вступления в силу 402-ФЗ применение унифицированных форм для коммерческих организаций перестало быть обязательным. Компания вправе разработать свою форму, утвердить её приказом руководителя и закрепить в учётной политике. Обязательными остаются реквизиты первичного документа из ч. 2 ст. 9 402-ФЗ, включая подписи лиц, ответственных за оформление, с указанием фамилий и должностей.

Организациям бюджетной сферы это послабление не адресовано, там форма своя.

Как вести табель: что обязательно, а что просто привычка

Порядок ведения сводится к нескольким вещам.

Форму утверждает руководитель приказом. Дальше её можно не менять годами, и большинство компаний просто берут Т-13, потому что так делали всегда. Это нормально, но выбор именно такой формы ничем не продиктован.

Ответственного назначают приказом или прописывают обязанность в должностной инструкции. На производстве и в строительстве это обычно мастер, прораб или начальник участка. В офисе — кадровик или руководитель подразделения.

Заполняют либо сплошной регистрацией всех явок и неявок, либо отклонениями: отмечают только опоздания, отсутствия, сверхурочные, а остальное считается отработанным по норме. Второй способ распространён, экономит время и одновременно создаёт основную дыру. Отсутствие отметки об отклонении означает «был и отработал полностью», но это не факт, а умолчание.

Закрывают табель в конце периода, подписывают у ответственного и передают в расчёт. Хранят пять лет, а при вредных или опасных условиях труда — существенно дольше.

Всё перечисленное относится к оформлению. Ни один из этих шагов не отвечает на вопрос, откуда ответственный знает, что человек был на месте.

Закрытый табель и доказуемый табель — это не одно и то же

Табель может быть заполнен без единой ошибки, подписан, сдан в срок и при этом ничего не доказывать. Разница простая. Закрытый табель означает, что документ оформлен. Доказуемый означает, что за каждой цифрой стоит запись, сделанная не тем человеком, который эту цифру поставил.

Когда источник факта один, вы получаете не учёт, а версию событий. Обычно версию добросовестную. Но проверить её нечем ни в споре с заказчиком, ни при внутреннем разбирательстве, ни в суде. И человек, который её составляет, оказывается в неприятном положении: с него спрашивают достоверность, а подтвердить ему её нечем.

Есть и косвенное подтверждение того, что проблему видят не только со стороны работодателя. В поисковых подсказках рядом с названиями популярных систем учёта висят запросы вида «как обойти» и «как обманывают». Обход систем учёта ищут, и ищут те, кого эти системы учитывают. Если источник факта один, его рано или поздно начинают обходить.

Электронный табель: что он меняет и чего не меняет

Электронный табель обычно продают как решение проблемы достоверности. Стоит разделить, что он действительно даёт, а что нет.

Даёт он много и по делу: считает часы без арифметических ошибок, хранит историю, выгружается в расчётную систему, не теряется в машине у прораба, показывает динамику по объектам и людям. Если табель до сих пор ведётся на бумаге или в таблице, переход окупается на одной экономии времени, и спорить тут не с чем.

Главного он при этом не меняет. Если электронный табель заполняет тот же человек и с тех же слов, поменялся носитель, а не источник факта. Excel и приложение одинаково честно сохранят то, что в них ввели. Программа не знает, был ли человек на объекте, она знает, что про него написали.

Отсюда практический критерий при выборе системы. Спрашивать нужно не «есть ли электронный табель», а «откуда система берёт факт присутствия и может ли человек, который ведёт табель, этот факт изменить». Если ответ «данные вводит ответственный», перед вами удобная замена бумаге, и оценивать её надо именно так.

Табель на стройке: почему здесь всё сложнее

В офисе задача решается проходной. Один вход, турникет или терминал, и учёт закрыт техникой. На строительных объектах эта схема ломается сразу по нескольким причинам.

Начать стоит с того, что периметра часто просто нет. На ремонте, реставрации, благоустройстве, на линейных и рассредоточенных объектах турникет ставить негде и незачем: объект меняется, работы идут в нескольких точках, ограждение временное либо отсутствует вовсе. Даже там, где периметр есть, объектов обычно несколько, и оборудовать каждый бессмысленно экономически, особенно если работы там идут месяц.

Дальше состав. Люди перемещаются между объектами, часть работает по договорам подряда, часть выходит эпизодически. Список, актуальный в понедельник, к четвергу уже другой.

И связь. Мобильный интернет на площадках работает неровно, а на некоторых объектах его глушат намеренно, так что решения, завязанные на GPS, ведут себя непредсказуемо именно там, где они нужнее всего.

В итоге прораб остаётся единственным источником информации о том, кто был на объекте. Он же ведёт табель, он же отвечает за достоверность, он же заинтересован в том, чтобы объём был закрыт. Это не обвинение в его адрес, это описание конструкции, в которой проверка невозможна по устройству.

Отдельный слой — споры с заказчиком по объёмам. Когда возникает вопрос, сколько людей и сколько дней работало на объекте, подрядчик предъявляет свой табель. Заказчик предъявляет своё мнение. Разрешается это переговорами, а не документами, потому что документ односторонний у обеих сторон.

Как посчитать, во сколько обходится расхождение

Сразу честно: агрегированной российской статистики потерь на приписках в открытых источниках нет. Проценты, которые ходят по рынку, взяты из зарубежных исследований — buddy punching около 2,2 % фонда оплаты труда, time theft в целом 1,5–5 %. Это не Россия, и как аргумент в разговоре с финансовым директором это слабо.

Считать имеет смысл на своих цифрах:

Потери в месяц = число рабочих × «лишние» часы в день × число смен × ставка в час
                 + число «мёртвых душ» × дневная оплата × число смен

Иллюстрация масштаба. Бригада 15 человек, полчаса «лишних» в день, 24 смены в месяц дают 180 оплаченных, но не отработанных часов на одной бригаде. Умножьте на свою ставку и на число бригад. Один человек, который числится в табеле, но не выходит, увеличивает утечку кратно, потому что оплачивается полная смена, а не полчаса.

Смысл упражнения не в том, чтобы получить точную сумму. Он в том, чтобы понять порядок величины и сравнить его со стоимостью решения. Если считать нечего, значит, задачи нет, и это тоже нормальный результат.

Внутренний контроль: обязанность, которая у вас уже есть

Про эту норму вспоминают редко, а она прямо относится к делу:

Экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

— ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ

Обязанность существует независимо от того, есть ли у вас система учёта. Вопрос в том, чем она сейчас исполняется. Если ответ «прораб сдаёт табель, бухгалтерия начисляет», то ничем.

Здесь же снимается частое и справедливое возражение: «мы заведём второй документ, который разойдётся с табелем, и получим готовую улику против себя». Возражение верное, если два документа просто складывают в папку. Оно перестаёт работать, если расхождение обязано быть разобрано до закрытия периода: обнаружить, потребовать объяснения, зафиксировать, кто и на каком основании принял решение. Тогда в учёт уходит одна согласованная цифра, а не две спорных, а сам процесс разбора и есть внутренний контроль по ст. 19.

Пять проверок, которые можно сделать прямо сейчас

Покупать для этого ничего не надо. Достаточно выгрузки табелей за последние три месяца и пары часов. Ни одна из проверок не ищет воровство. Они ищут неправдоподобность, то есть то, что в жизни встречается, но не должно встречаться подряд.

Начните с распределения часов. Если почти у всех и почти всегда стоит ровно восемь, а переработки с недоработками появляются раз в месяц, табель заполняется по норме, а не по факту. Дальше посмотрите, у кого за квартал нет ни одного опоздания, больничного и отгула. Один такой сотрудник — обычное дело. Бригада, где таких большинство, — нет.

Третья проверка работает, если объектов несколько: сверьте табели между собой по фамилиям и датам. Один человек в двух местах в один день иногда объясняется законно, но объясняться должен каждый случай.

Четвёртая грубая, зато рабочая. Возьмите несколько фамилий из табеля дальнего объекта и спросите про этих людей не у того, кто табель вёл.

Последняя требует больше возни, но даёт самый весомый результат. Журнал выдачи СИЗ, заявки на пропуска, путевые листы, закрытые объёмы, расход материалов. Ни один из этих документов не про учёт времени, и именно поэтому их не подгоняют под табель. Сколько людей было на площадке, они показывают косвенно, но независимо.

Ничего не нашли — значит, у вас всё в порядке, и дальше можно не читать. Сработали все пять — дело, скорее всего, не в конкретном человеке. Дело в том, что учёт устроен так, что проверить его нечем.

Что меняет независимая фиксация

Разница не в том, кто заполняет ведомость, а в том, что рядом с ней появляется вторая запись, которую нельзя поправить задним числом.

Работает это на нескольких принципах.

Отметка встречная. Её ставят два разных человека со своих устройств, и один человек не может закрыть её за двоих.

Запись системы неизменяема. Ни для прораба, ни для бухгалтерии, ни для администратора, ни для подрядчика, который систему делал. Ведомость остаётся заявлением стороны, запись системы становится фактом, собранным независимо.

Привязка к месту идёт через сеть объекта, а не через спутник. На площадках GPS глушат, и строить на нём основную проверку нельзя.

Расхождения разбираются до закрытия периода, а не всплывают в суде через год.

И сразу про границы. Непробиваемых систем не бывает. Обещать «поймаем всех» нечестно: телефон можно передать, договориться можно о чём угодно. Реалистичная задача другая — сделать так, чтобы учёт не зависел от одного человека и чтобы у компании появилось, что предъявить в споре.

Отдельно про биометрию, раз она первой приходит в голову. Распознавание лиц переводит вас в контур 572-ФЗ и Единой биометрической системы, а это принципиально другой уровень обязательств и рисков. Фотография при отметке персональными данными является, но биометрическими персональными данными становится только тогда, когда обрабатывается для установления личности. Кадр, который никто автоматически ни с чем не сравнивает и который смотрит человек при разборе конкретного спора, эту границу не переходит. Разницу стоит понимать до внедрения, а не после.

Что бы вы ни выбрали, до включения системы понадобится правовой пакет: согласия работников, приказ о введении, положение об обработке персональных данных, разграничение ответственности. Хранить данные нужно на территории России — это ч. 5 ст. 18 152-ФЗ. Формулировки лучше отдать профильному юристу, а не брать шаблон из интернета.

Кому всё это не нужно

Случаев, когда независимая фиксация не нужна, довольно много, и лучше понять это до внедрения.

Если у вас закрытая площадка с одним входом, турникет или проходная с терминалом будут дешевле и надёжнее. Это поле коробочной СКУД, и на нём с ней спорить незачем. Если задача формулируется как «хотим табель не на бумаге», её закрывают облачные сервисы за десятки рублей на человека в месяц, и разработка под заказ тут не окупится никогда.

Есть и техническое ограничение. Привязка к месту работает через сеть объекта. Кнопочные телефоны у рабочих и отсутствие сети на площадке означают, что основы, на которой всё держится, просто нет.

Последний случай самый частый и самый обидный. Техника показывает, где разошлось, но разбирается с этим человек. Если внутри компании таким некому и незачем заниматься, система любого класса за пару месяцев превращается в украшение отчётности. Это вопрос не к подрядчику и не к софту.

Что из этого следует

Получается неудобная конструкция. Достоверности табеля закон требует, способа её подтвердить не даёт, форму отдаёт на усмотрение компании, а ответственность оставляет персональной. Электронный табель эту конструкцию не трогает: он про носитель, а не про источник. На рассредоточенных объектах схема с проходной не работает совсем, и прораб оказывается единственным человеком, знающим, кто был на площадке, при том что именно его работу этот табель и подтверждает.

Есть ли эта проблема у вас, выясняется за вечер по пяти признакам выше. А вот стоит ли её решать, зависит от суммы: если расхождение сопоставимо со стоимостью решения, разговор предметный, если нет, то и заниматься нечем. Считать надо на своих бригадах и ставках, чужие проценты тут не помогут.

Мы делаем систему независимого учёта присутствия для компаний с рассредоточенными объектами. Демонстрационный стенд открыт без заявки и регистрации: там видно, как выглядит сверка ведомости прораба с записью системы и как разбираются расхождения.