Студия System.Arch
Люди выключаются из рутины, а цифры вы видите без ручных таблиц. Мы собираем процесс целиком, от заявки до отчёта для вас, и под каждую компанию делаем решение с нуля.
Если процесс ещё не выбран, начинаем с того, что смотрим на все ваши процессы сверху: считаем часы на каждом участке, показываем, что можно отдать машине, и переводим эти часы в рубли по стоимости часа ваших сотрудников.
Пример отчёта собственнику
Среда, 14 октября
Образец. Цифры условные.
Знакомо?
Так бывает в опте, логистике, на производстве и в стройке, особенно когда склады и филиалы в разных городах. Заявки, документы и цифры по-прежнему идут через руки сотрудников.
Запросы расчёта и заказы приходят на почту, в мессенджеры и по телефону. Обычно их разбирает менеджер, когда освободится: пока он считает одну заявку, остальные ждут, а какая-то остаётся без ответа.
Цену берут из прайса в Excel, остатки уточняют у склада. Накладные и акты переносят в учётную систему и сверяют руками, и расхождение часто всплывает только в конце месяца.
Отчёт по продажам, отгрузкам или складу собирают те же люди, чью работу он описывает. Второго источника, чтобы сверить, обычно нет.
Если узнали хотя бы одну ситуацию, с неё и стоит начать.
Что переводим на ИИ
Берём один участок или всю цепочку, от заявки до отчёта. Запись в учётную систему готовит программа, проводит её человек. Спорные случаи тоже решают люди.
Было
Счета, УПД и накладные приходят в почту и мессенджеры вперемешку с перепиской. Сотрудник следит за чатами и переносит данные вручную.
Стало
Система сама забирает вложения, убирает повторы, ведёт статусы и откладывает непонятное в отдельную очередь. Для учётной системы готовится файл на загрузку.
Было
Заявки идут с почты и из мессенджеров, разбирает их тот, у кого сейчас есть время. Цену считают по прайсу, остатки уточняют у склада.
Стало
Машина раскладывает заявки по типу, готовит расчёт по прайсу и остаткам и передаёт ответственному с короткой выжимкой. Менеджер проверяет и отправляет. Видно, на какую заявку ещё никто не ответил.
Было
Оплаты, отгрузки и акты сверяют руками, строку за строкой, часто в конце месяца.
Стало
Система каждый день сравнивает два источника и показывает только расхождения. По каждому решает человек.
Было
Цифры собирает и пишет руками тот, чью работу они описывают.
Стало
Отчёт собирается из первичных данных, и цифры исполнителя можно сверить со вторым источником.
Так же смотрим закупки, склад, договоры, ответы клиентам и табель. Что из этого брать первым, покажет диагностика.
С чего начинаем
После любого из двух шагов у вас остаётся документ, по которому видно, что менять, в каком порядке и сколько это стоит.
Когда Хотите понять, что автоматизировать во всей компании и с чего начать.
Документ удобно переслать команде: вы читаете главный вывод, финансовый директор карту и расчёт, руководители отделов свою часть.
Каждый вывод помечен: факт из ваших данных или предположение, которое ещё надо проверить.
Сотрудники заполняют короткие анкеты и присылают примеры документов, ключевые люди показывают свои системы с экрана. В конце разбираем с вами каждый вывод.
Это не проверка работы людей. Мы ищем рутину, которую можно у них забрать.
Образец к листу 1Карта автоматизации
Так выглядит карта автоматизации: каждый процесс компании стоит в одной из четырёх клеток. Пример условный.
Когда Процесс уже выбран, и нужно понять, что именно строим, как это ляжет в ваши системы и сколько стоит первая волна.
Образец к листу 2Путь заказа
Так выглядит разбор одного процесса: путь заказа в оптовой компании, как сейчас и как будет. Пример условный.
Как сейчас
Как будет
Как работаем
Работаем волнами: первая закрывает один процесс или участок, следующую берём по её итогам.
Диагностика показывает часы на каждом участке компании. Обследование разбирает один выбранный процесс с замерами.
Что берёт программа, что ИИ и что остаётся людям. До старта первой волны согласуем состав работ, смету и критерии приёмки.
От входящей заявки до строки в отчёте для вас. Платим по этапам: каждый платёж привязан к согласованному этапу. Система работает на вашем сервере, своём или облачном.
Работу принимаете по критериям, согласованным до старта. Систему передаём с документацией, она остаётся у вас. Следующий процесс берём, когда захотите.
Почему мы
С 2012 по 2022 год руководил производственными предприятиями: был главным инженером, исполнительным директором и директором. Сам составлял бюджеты и планы расходов и отчитывался напрямую собственнику. Весовая, лаборатория, учёт партий, закупки: цифры для отчёта там собирали руками из журналов. Поэтому мы начинаем с вопроса, откуда собственник берёт свои цифры, и только потом выбираем технологию.
Это наша зона: поток, который приходит в чаты и почту без всякого порядка. Журнал первички мы собирали ровно под такой поток.
Задачу разбирает тот, кто будет её делать. Всё, о чём договорились, записано в спецификации и попадает в работу без пересказа через менеджера.
Саму её не переписываем. Если в ней нужна доработка, её делает ваш программист или подрядчик, который ведёт систему, по нашей задаче.
Сделано
Для практики на 30–40 клиентов собрали журнал первички. Он умеет сам забирать документы из почты и мессенджера, убирать повторы, даже если один чек прислали на разных фото, вести статусы и собирать пачку для загрузки в учётную систему.
Система, где табель сверяется с ведомостью, а расхождения видны в часах и рублях. Компания и люди в демо вымышленные.
Остальное покажем на звонке.
Границы
Вопросы
Порядок цены называем на первом звонке, сумму фиксируем, когда понятно, сколько отделов или процессов смотреть. Сам звонок бесплатный. Первый шаг уже работа, и на выходе у вас документ: после диагностики план и варианты внедрения с их стоимостью, после обследования смета и критерии приёмки первой волны.
Диагностика отвечает на вопрос, что автоматизировать во всей компании и с чего начать. Обследование нужно, когда процесс уже выбран: по нему видно, что именно строим, как это ляжет в ваши системы и сколько стоит первая волна. Если не знаете, что из этого нужно вам, подскажем на первом разговоре.
Система работает на вашем сервере, своём или облачном, у нас рабочие данные не хранятся. Для первого шага берём выгрузки, по возможности без имён и контактов. В работающей системе персональные данные остаются на вашем сервере. Если задаче нужна внешняя нейросеть, ей уходит только текст без имён и контактов, и об этом договариваемся заранее. Согласия и уведомления по 152-ФЗ оформляет ваша компания со своим юристом: это обязанность оператора персональных данных. Мы подскажем, что для этого нужно, и покажем схему данных до договора.
Отдельный ИТ-отдел не нужен. Нужен человек, который даст доступ к серверу и выгрузкам и будет на связи: ваш сотрудник, хостинг-провайдер или приходящий администратор. Если ИТ-отдел есть, подключим его с самого начала.
Так и скажем. На первом шаге видно, где нужен ИИ, где хватит обычной программы, а где достаточно нового правила для людей.
Можно. Специалисту предстоит разобрать процесс, продумать, откуда берутся данные, написать программу, запустить её и сдать. Мы делаем это по договору и сдаём работу по критериям, согласованным до старта. Систему передаём с документацией, и она остаётся у вас.
Да. Читаем выгрузки из 1С и готовим файлы для загрузки в неё, проводит их человек. Саму 1С не меняем: доработки в ней делает ваш программист 1С или подрядчик по нашей задаче.
Не нашли свой вопрос? Напишите, ответим в тот же день.
С чего начнём
ТЗ не нужно. Расскажите своими словами, откуда приходят заявки и документы и кто их сейчас разбирает. Ответим в тот же день и предложим, с чего начать: с диагностики компании или с обследования одного процесса.
Работаем удалённо по всей России.
